BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC — KẾ TOÁN KHO

I. Thông tin vị trí

Nội dung	Chi tiết
Vị trí	Nhân viên Kế toán kho
Phòng/Bộ phận	Kế toán
Báo cáo trực tiếp	Kế toán trưởng / Giám đốc
Phối hợp	Thủ kho, Mua hàng, Sản xuất, Kinh doanh, Kế toán giá thành, Kế toán công nợ
Địa điểm	Công ty Dệt May Vĩnh Phát

II. Mục tiêu công việc

Đảm bảo số lượng, giá trị và trạng thái hàng tồn kho được ghi nhận chính xác, đầy đủ, kịp thời và có khả năng truy xuất, phản ánh đúng tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Kiểm soát toàn bộ dữ liệu nhập – xuất – tồn đối với nguyên vật liệu, vật tư, phụ liệu, bán thành phẩm, thành phẩm và hàng hóa; đảm bảo số liệu giữa chứng từ – kho thực tế – phần mềm/ERP – kế toán được đối chiếu thống nhất.

Nguyên tắc cốt lõi: Kế toán kho không chỉ ghi nhận nhập – xuất – tồn mà phải kiểm soát tính chính xác của dữ liệu và phát hiện kịp thời các sai lệch, thất thoát, tồn kho bất thường và giao dịch không đầy đủ chứng từ.

III. Phạm vi hàng tồn kho quản lý

Kế toán kho theo dõi và kiểm soát các nhóm hàng tồn kho phát sinh tại doanh nghiệp, bao gồm:

Nguyên vật liệu sản xuất.
Sợi và nguyên liệu đầu vào.
Vải mộc.
Vải thành phẩm.
Bán thành phẩm.
Phụ liệu.
Vật tư sản xuất.
Vật tư đóng gói.
Hàng hóa mua vào để bán.
Hàng đang gia công.
Hàng gửi gia công.
Hàng trả lại.
Hàng lỗi, hàng hỏng và hàng chờ xử lý.
Các loại hàng tồn kho khác theo đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.

Đối với hàng dệt may, cần theo dõi phù hợp các thuộc tính như mã hàng, tên hàng, màu sắc, quy cách, khổ, GSM, đơn vị tính, lot/batch, số cây, trọng lượng và số lượng mét/kg khi có phát sinh.

IV. Mô tả công việc

1. Kiểm soát nghiệp vụ nhập kho

Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của chứng từ trước khi ghi nhận nhập kho.
Đối chiếu đơn mua hàng, hợp đồng, hóa đơn, phiếu giao hàng và phiếu nhập kho.
Đối chiếu số lượng thực nhận với số lượng đặt mua.
Kiểm tra mã hàng, mã vật tư, tên hàng, quy cách, đơn vị tính và kho nhập.
Kiểm soát nhập nguyên vật liệu, vật tư, phụ liệu và hàng hóa.
Kiểm soát nhập thành phẩm từ sản xuất.
Kiểm soát hàng trả lại, hàng gia công và các nghiệp vụ nhập khác.
Phối hợp với Thủ kho và Mua hàng xử lý các trường hợp thiếu, thừa, sai mã hoặc sai quy cách.
Cập nhật kịp thời dữ liệu nhập kho lên phần mềm/ERP.

2. Kiểm soát nghiệp vụ xuất kho

Kiểm tra chứng từ và căn cứ trước khi ghi nhận xuất kho.
Kiểm soát xuất nguyên vật liệu cho sản xuất.
Đối chiếu nguyên vật liệu xuất với lệnh sản xuất và định mức khi áp dụng.
Kiểm soát xuất thành phẩm, hàng hóa phục vụ bán hàng.
Kiểm soát xuất điều chuyển giữa các kho.
Kiểm soát xuất hàng đi gia công.
Kiểm soát xuất trả nhà cung cấp.
Kiểm soát các nghiệp vụ xuất khác theo quy định.
Đối chiếu phiếu xuất với đơn hàng, lệnh sản xuất hoặc chứng từ liên quan.
Cập nhật kịp thời dữ liệu xuất kho lên phần mềm/ERP.

Nguyên tắc kiểm soát: Không ghi nhận nghiệp vụ xuất kho khi chưa xác định rõ đối tượng xuất, số lượng, kho xuất, mục đích xuất và chứng từ làm căn cứ.

3. Theo dõi và kiểm soát tồn kho

Theo dõi số lượng nhập – xuất – tồn theo từng mã hàng và từng kho.
Theo dõi tồn kho nguyên vật liệu, vật tư, phụ liệu, thành phẩm và hàng hóa.
Theo dõi tồn kho theo màu sắc, quy cách, lot/batch và các thuộc tính cần quản lý.
Theo dõi hàng tồn lâu ngày.
Theo dõi hàng chậm luân chuyển.
Phát hiện tồn kho âm.
Phát hiện hàng tồn bất thường.
Theo dõi mức tồn kho tối thiểu và tối đa theo quy định của doanh nghiệp.
Cảnh báo nguy cơ thiếu nguyên liệu phục vụ sản xuất.
Cảnh báo tình trạng tồn kho dư thừa hoặc không phù hợp với kế hoạch kinh doanh.

4. Kiểm kê và đối chiếu kho

Phối hợp tổ chức kiểm kê định kỳ tháng/quý hoặc đột xuất.
Trực tiếp tham gia kiểm đếm khi cần thiết.
Đối chiếu số lượng thực tế với số liệu trên hệ thống.
Đối chiếu số liệu giữa Kế toán, Thủ kho và ERP.
Xác định nguyên nhân chênh lệch.
Lập hoặc phối hợp lập biên bản kiểm kê.
Theo dõi việc xử lý các khoản thiếu, thừa và chênh lệch.
Thực hiện điều chỉnh số liệu sau khi có phê duyệt theo quy định.

Kiểm soát đặc biệt: Không tự ý điều chỉnh số liệu tồn kho để làm khớp sổ sách. Mọi chênh lệch phải được xác định nguyên nhân, lập chứng từ/biên bản phù hợp và được phê duyệt trước khi điều chỉnh.

5. Kiểm soát chứng từ kho

Kiểm tra phiếu nhập kho.
Kiểm tra phiếu xuất kho.
Kiểm tra phiếu điều chuyển.
Kiểm tra chứng từ nhập thành phẩm.
Kiểm tra chứng từ xuất nguyên vật liệu.
Kiểm tra chứng từ xuất bán hàng.
Kiểm tra chứng từ hàng trả lại.
Kiểm tra chữ ký/xác nhận của các bên liên quan.
Đảm bảo chứng từ được lưu trữ đầy đủ và có khả năng truy xuất.
Phát hiện và yêu cầu bổ sung chứng từ còn thiếu.

6. Đối chiếu với các bộ phận liên quan

Bộ phận	Nội dung phối hợp
Thủ kho	Số lượng thực tế, nhập – xuất – tồn, kiểm kê
Mua hàng	Đơn mua hàng, hàng nhận, nhập kho, hàng thiếu/thừa
Sản xuất	Xuất nguyên liệu, định mức, lệnh sản xuất, nhập thành phẩm
Kinh doanh	Xuất bán, giao hàng, hàng trả lại
Kế toán giá thành	Nguyên vật liệu xuất, bán thành phẩm, thành phẩm
Kế toán công nợ	Chứng từ mua hàng, bán hàng và đối chiếu công nợ liên quan
Kế toán tổng hợp	Giá trị tồn kho và số liệu các tài khoản liên quan

7. Theo dõi giá trị và giá vốn hàng tồn kho

Theo dõi giá trị nguyên vật liệu nhập kho.
Theo dõi giá trị vật tư và hàng hóa nhập kho.
Theo dõi giá trị thành phẩm nhập kho.
Theo dõi giá trị hàng xuất kho.
Phối hợp xác định giá trị hàng xuất kho và giá vốn theo quy định của doanh nghiệp.
Đối chiếu giá trị tồn kho với số liệu kế toán tổng hợp.
Phối hợp với Kế toán giá thành trong việc xác định giá trị thành phẩm và bán thành phẩm.
Phát hiện các trường hợp giá trị tồn kho bất thường.

Lưu ý về phân công: Kế toán kho chịu trách nhiệm kiểm soát và cung cấp dữ liệu hàng tồn kho; việc xác định phương pháp tính giá thành và giá vốn cuối kỳ thực hiện theo phân công của Kế toán trưởng.

8. Báo cáo kho và tồn kho

Lập hoặc cung cấp dữ liệu cho các báo cáo:

Báo cáo nhập – xuất – tồn.
Báo cáo tồn kho theo kho.
Báo cáo tồn kho theo mã hàng.
Báo cáo tồn kho nguyên vật liệu.
Báo cáo tồn kho thành phẩm.
Báo cáo tồn kho vật tư.
Báo cáo hàng tồn lâu ngày.
Báo cáo hàng chậm luân chuyển.
Báo cáo chênh lệch kiểm kê.
Báo cáo hàng đang điều chuyển.
Báo cáo hàng đang gia công.
Báo cáo tồn kho theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

9. Kiểm soát dữ liệu trên phần mềm/ERP

Cập nhật dữ liệu nhập – xuất – tồn đầy đủ và đúng thời điểm.
Kiểm tra tính thống nhất giữa dữ liệu kho và dữ liệu kế toán.
Đối chiếu dữ liệu giữa các phân hệ Mua hàng, Kho, Sản xuất, Bán hàng và Kế toán.
Phát hiện giao dịch thiếu dữ liệu hoặc sai mã hàng.
Phát hiện giao dịch nhập/xuất chưa hoàn tất.
Kiểm soát các trường hợp âm kho.
Đảm bảo dữ liệu có thể truy xuất từ giao dịch đến chứng từ gốc.
Phối hợp xử lý lỗi dữ liệu trên hệ thống.

V. Ranh giới trách nhiệm giữa Kế toán kho và Thủ kho

Nội dung	Kế toán kho	Thủ kho
Kiểm soát chứng từ	Chính	Phối hợp
Ghi nhận số liệu kế toán	Chính	Không
Quản lý số lượng thực tế	Kiểm soát	Chính
Bảo quản hàng hóa	Giám sát/kiểm soát	Chính
Sắp xếp hàng hóa	Kiểm tra	Chính
Nhập kho thực tế	Kiểm soát chứng từ	Thực hiện
Xuất kho thực tế	Kiểm soát chứng từ	Thực hiện
Đối chiếu tồn kho	Chính	Phối hợp
Kiểm kê	Chủ trì/phối hợp	Tham gia
Báo cáo nhập – xuất – tồn	Chính	Cung cấp dữ liệu
Xử lý chênh lệch	Phân tích/đề xuất	Xác minh thực tế

Nguyên tắc phân quyền: Kế toán kho không thay thế trách nhiệm quản lý và bảo quản hàng hóa của Thủ kho. Kế toán kho chịu trách nhiệm về tính chính xác và kiểm soát của dữ liệu kế toán kho; Thủ kho chịu trách nhiệm về hàng hóa thực tế tại kho.

VI. Yêu cầu ứng viên

1. Trình độ

Tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Kế toán, Tài chính hoặc các ngành liên quan.
Có kiến thức về kế toán hàng tồn kho.

2. Kinh nghiệm

Có kinh nghiệm ở vị trí Kế toán kho hoặc tương đương.
Có kinh nghiệm trong doanh nghiệp sản xuất là lợi thế.
Có kinh nghiệm trong ngành dệt may, vải, sợi, nguyên phụ liệu là lợi thế lớn.

3. Kiến thức chuyên môn

Nắm vững nghiệp vụ nhập – xuất – tồn.
Hiểu nguyên tắc kế toán hàng tồn kho.
Hiểu quy trình kiểm kê và xử lý chênh lệch.
Hiểu mối liên hệ giữa kho, mua hàng, sản xuất, giá thành và bán hàng.
Có khả năng đọc và kiểm tra chứng từ kho.

4. Kỹ năng

Thành thạo Excel.
Sử dụng tốt phần mềm kế toán/ERP.
Có khả năng xử lý và đối chiếu dữ liệu lớn.
Có khả năng phát hiện sai lệch.
Có tư duy kiểm soát.
Có khả năng phối hợp với nhiều bộ phận.

5. Phẩm chất

Trung thực.
Cẩn thận.
Tỉ mỉ.
Có trách nhiệm.
Có tính kỷ luật.
Chủ động phát hiện và cảnh báo vấn đề.
Không tự ý điều chỉnh số liệu.
Có khả năng làm việc trong môi trường sản xuất.

VII. KPI đánh giá

Đánh giá hiệu quả công việc theo ngưỡng kiểm soát, tỷ lệ sai sót, tính kịp thời và khả năng xử lý chênh lệch, thay vì áp dụng cứng nhắc yêu cầu chênh lệch tồn kho bằng 0% trong mọi trường hợp.

Nhóm KPI	Trọng số	Chỉ tiêu
Chính xác dữ liệu	30%	Số liệu nhập – xuất – tồn chính xác; sai sót chứng từ ở mức tối thiểu.
Đối chiếu & kiểm kê	20%	Chênh lệch được phát hiện, giải thích và xử lý đúng quy trình.
Tiến độ cập nhật	15%	Giao dịch được cập nhật đúng thời hạn, không gây tồn đọng dữ liệu.
Kiểm soát chứng từ	10%	Chứng từ đầy đủ, hợp lệ, có khả năng truy xuất.
Kiểm soát tồn kho	10%	Không để phát sinh tồn kho âm hoặc tồn kho bất thường không được cảnh báo.
Báo cáo	10%	Báo cáo nhập – xuất – tồn và báo cáo kiểm kê đúng hạn.
Phối hợp & tuân thủ	5%	Phối hợp tốt với Kho, Mua hàng, Sản xuất, Giá thành và các bộ phận liên quan.

1. Chính xác dữ liệu — 30%

Tỷ lệ giao dịch nhập/xuất được ghi nhận chính xác.
Không sai mã hàng.
Không sai đơn vị tính.
Không sai kho.
Không sai số lượng.
Không sai đối tượng hạch toán.
Không tự ý sửa hoặc xóa dữ liệu không đúng quy trình.

2. Kiểm kê và đối chiếu — 20%

100% kỳ kiểm kê được thực hiện đúng kế hoạch.
Chênh lệch được xác định nguyên nhân.
Chênh lệch được báo cáo kịp thời.
Điều chỉnh chỉ được thực hiện sau khi có phê duyệt.

3. Tiến độ — 15%

Giao dịch nhập/xuất được cập nhật đúng SLA.
Không để tồn đọng chứng từ.
Dữ liệu kho phục vụ kịp thời cho Sản xuất và Kinh doanh.

4. Chứng từ — 10%

Chứng từ nhập/xuất đầy đủ.
Đủ xác nhận theo quy trình.
Có khả năng truy xuất.
Hạn chế tối đa chứng từ sai hoặc thiếu.

5. Kiểm soát tồn kho — 10%

Không để tồn kho âm kéo dài.
Cảnh báo kịp thời nguyên vật liệu có nguy cơ thiếu.
Cảnh báo hàng tồn lâu ngày.
Cảnh báo hàng chậm luân chuyển.
Cảnh báo chênh lệch bất thường.

6. Báo cáo — 10%

100% báo cáo được lập đúng hạn.
Số liệu báo cáo khớp với hệ thống.
Báo cáo có khả năng truy xuất về chứng từ nguồn.

7. Phối hợp — 5%

Phối hợp hiệu quả với Thủ kho.
Phối hợp với Mua hàng.
Phối hợp với Sản xuất.
Phối hợp với Kế toán giá thành.
Phối hợp với Kế toán tổng hợp.

VIII. Quyền hạn

Yêu cầu cung cấp chứng từ liên quan đến nhập/xuất kho.
Yêu cầu bổ sung chứng từ chưa đầy đủ.
Yêu cầu giải trình các chênh lệch tồn kho.
Từ chối ghi nhận nghiệp vụ khi chứng từ không đủ điều kiện theo quy trình.
Cảnh báo Ban Giám đốc/Kế toán trưởng về tồn kho bất thường.
Đề xuất cải tiến quy trình nhập – xuất – tồn.
Đề xuất điều chỉnh dữ liệu khi phát hiện sai lệch, nhưng không tự ý điều chỉnh khi chưa được phê duyệt.

IX. Mối quan hệ dữ liệu

MUA HÀNG
    ↓
ĐẶT MUA
    ↓
NHẬN HÀNG
    ↓
NHẬP KHO
    ↓
TỒN KHO
    ├──→ XUẤT SẢN XUẤT
    │        ↓
    │    BÁN THÀNH PHẨM
    │        ↓
    │    THÀNH PHẨM
    │
    ├──→ XUẤT BÁN HÀNG
    │
    ├──→ ĐIỀU CHUYỂN
    │
    └──→ GIA CÔNG

        ↓
KIỂM KÊ
        ↓
ĐỐI CHIẾU
        ↓
NHẬP – XUẤT – TỒN
        ↓
GIÁ TRỊ TỒN KHO
        ↓
GIÁ VỐN / GIÁ THÀNH
        ↓
BÁO CÁO QUẢN TRỊ

Mô tả công việc - Kế toán kho