BÀN GIAO KẾ TOÁN CŨ - MỚI: 9 NỘI DUNG KHÔNG ĐƯỢC BỎ SÓT
1. XÁC ĐỊNH RÕ THỜI ĐIỂM CHỐT TRÁCH NHIỆM
- Kế toán cũ chịu trách nhiệm đến NGÀY ...... / THÁNG ......
- Kế toán mới bắt đầu tiếp nhận từ NGÀY ...... / THÁNG ......
- Số liệu được chốt tại thời điểm bàn giao.
- Các công việc còn tồn tại trước ngày bàn giao phải liệt kê riêng.
Lưu ý quan trọng: Đây là phần rất quan trọng để tránh sau này phát sinh sai sót nhưng không xác định được trách nhiệm thuộc về ai.
2. BÀN GIAO CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Cần kiểm tra theo từng nhóm tài liệu sau:
- Hóa đơn đầu vào/ra
- Phiếu thu, phiếu chi
- Giấy báo Có, báo Nợ Ngân hàng
- Hợp đồng kinh tế
- Biên bản nghiệm thu, thanh lý
- Hồ sơ lương
- Hồ sơ BHXH
- Hồ sơ TNCN
- Hồ sơ tài sản cố định, CCDC
- Hồ sơ công nợ
- Chứng từ vay ngân hàng
- Các chứng từ khác phát sinh
Khuyến nghị: KHÔNG nên ghi chung chung "đã bàn giao toàn bộ chứng từ". Nên có BẢNG KÊ CHI TIẾT hoặc số lượng hồ sơ kèm theo.
3. BÀN GIAO SỔ SÁCH VÀ SỐ LIỆU
Cần đối chiếu ít nhất các hạng mục sau:
| NỘI DUNG | CẦN KIỂM TRA & ĐỐI CHIẾU |
|---|---|
| Tiền mặt | Sổ quỹ ↔ Thực tế |
| Ngân hàng | Sổ kế toán ↔ Sao kê |
| Công nợ phải thu | Chi tiết từng khách hàng |
| Công nợ phải trả | Chi tiết từng nhà cung cấp |
| Hàng tồn kho | Sổ sách ↔ Thực tế |
| TSCĐ / CCDC | Danh sách và giá trị còn lại |
| Thuế | Sổ thuế ↔ Tờ khai |
| BHXH | Số phải nộp ↔ Số đã nộp |
| Lương | Bảng lương ↔ Chứng từ thanh toán |
| TK Kế toán | Đối chiếu số dư |
4. ĐẶC BIỆT KIỂM TRA HỒ SƠ THUẾ
Cần đảm bảo kiểm tra đầy đủ các loại hồ sơ, tờ khai sau:
- Tờ khai GTGT / Tờ khai TNCN.
- Tờ khai thuế khác (nếu có).
- Báo cáo sử dụng hóa đơn / dữ liệu hóa đơn theo quy định hiện hành.
- Báo cáo tài chính (BCTC) các năm trước.
- Quyết toán thuế TNCN / TNDN.
- Thông báo của cơ quan thuế.
- Hồ sơ khai bổ sung.
- Các công văn giải trình đã gửi cơ quan thuế.
- Các cuộc thanh tra / kiểm tra thuế đang thực hiện hoặc chưa xử lý xong.
ĐẶC BIỆT LƯU Ý: Phải có BẢNG KÊ EXCEL MUA VÀO và BÁN RA đi kèm với tờ khai thuế GTGT. Đối với Quyết toán thuế TNCN, bắt buộc phải có file XML vì hệ thống thuế không hỗ trợ tải lại.
5. PHẢI CÓ DANH SÁCH "VIỆC CHƯA HOÀN THÀNH"
Đừng chỉ bàn giao những cái đã hoàn thành. Những việc CHƯA LÀM XONG mới là phần dễ gây tranh chấp và rắc rối nhất sau này.
Nội dung cần liệt kê chi tiết trong danh sách bao gồm:
- Việc chưa làm xong.
- Lý do chưa hoàn thành.
- Thời hạn dự kiến hoàn thành.
- Người phụ trách tiếp tục xử lý.
6. BÀN GIAO PHẦN MỀM VÀ DỮ LIỆU KẾ TOÁN
Danh sách các tệp tin và dữ liệu mềm cần bàn giao:
- File Excel kế toán.
- Dữ liệu phần mềm kế toán.
- File sao lưu dữ liệu.
- File lương.
- File công nợ.
- File sổ chi tiết tài khoản, sổ nhật ký chung, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết mua hàng, sổ TSCĐ / CCDC.
- Các file phục vụ kê khai thuế.
LƯU Ý: Nên SAO LƯU DỮ LIỆU trước khi bàn giao và ghi nhận rõ ràng phiên bản dữ liệu tại thời điểm bàn giao (Ví dụ: Phiên bản dữ liệu ngày/tháng/năm...).
7. BÀN GIAO TÀI KHOẢN ĐIỆN TỬ
Các tài khoản, hệ thống cần bàn giao bao gồm:
- Cổng Thuế điện tử.
- Hệ thống hóa đơn điện tử.
- Phần mềm kê khai thuế.
- Tài khoản BHXH điện tử.
- Tài khoản ngân hàng (nếu kế toán có quyền truy cập).
- Email phục vụ công việc.
- Các tài khoản phần mềm kế toán.
CẢNH BÁO BẢO MẬT: Mật khẩu, chữ ký số, quyền truy cập cần được Doanh nghiệp quản lý và THAY ĐỔI QUYỀN/MẬT KHẨU PHÙ HỢP ngay sau khi kế toán cũ nghỉ việc.
8. LẬP BIÊN BẢN BÀN GIAO CÓ CHỮ KÝ
Biên bản bàn giao là tài liệu pháp lý quan trọng, cần có chữ ký xác nhận của tối thiểu 3 bên:
- Bên giao (Kế toán cũ)
- Bên nhận (Kế toán mới)
- Đại diện doanh nghiệp (Giám đốc/Người có thẩm quyền)
9. MỘT NGUYÊN TẮC CỰC KỲ QUAN TRỌNG
Bạn cần nhớ rõ nguyên tắc:
BÀN GIAO CHỨNG TỪ ≠ XÁC NHẬN TOÀN BỘ SỐ LIỆU KẾ TOÁN LÀ ĐÚNG.
Để bảo vệ bản thân tránh các rủi ro từ sai sót của người đi trước, Kế toán mới nên ghi rõ đoạn nội dung sau vào biên bản bàn giao:
"Việc tiếp nhận hồ sơ, chứng từ và dữ liệu kế toán là việc tiếp nhận theo thực tế bàn giao; không đồng nghĩa với việc xác nhận tính chính xác, hợp lý, hợp lệ của toàn bộ số liệu và chứng từ của các kỳ trước."
