Checklist Danh mục Hồ sơ Thanh tra Thuế
Dưới đây là Checklist Chi tiết Danh mục Hồ sơ, Chứng từ Kế toán cần tập hợp, đục lỗ đóng tập giáp lai và đóng thùng carton để sẵn sàng bàn giao và giải trình trực tiếp với Đoàn Thanh tra/Kiểm tra Thuế.
Tôi đã tạo sẵn tệp Word chính thức checklist-ho-so-thanh-tra-thue-vinh-phat.docx trên bảng Studio phía bên phải màn hình để bạn có thể in ra dán lên các thùng hồ sơ.
Checklist hồ sơ chứng từ phân theo 8 thùng lưu trữ carton
Thùng số 01: Hồ sơ pháp lý & thể chế quản trị doanh nghiệp
- Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp (GPKD) & Đăng ký thuế: Các bản phô tô sao y hoặc phô tô đóng dấu treo (bao gồm tất cả các lần thay đổi).
- Điều lệ hoạt động công ty & Giấy tờ nhân thân: Bản phô tô CCCD/Hộ chiếu của Giám đốc (Người đại diện pháp luật) và Kế toán trưởng.
- Quy chế Tài chính & Quy chế Tiền lương - Thưởng: Văn bản pháp lý cốt lõi làm căn cứ chứng minh tính hợp lý của các khoản chi phí tiếp khách, công tác phí, xăng xe, điện thoại, tiền thưởng.
- Văn bản đăng ký phương pháp trích khấu hao TSCĐ: Bản phô tô thông báo nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Thông báo tài khoản ngân hàng (Mẫu 08-MST): Xác nhận danh sách các tài khoản ngân hàng đã đăng ký với cơ quan thuế.
Thùng số 02: Báo cáo tài chính & tờ khai quyết toán thuế năm
- Bộ Báo cáo Tài chính năm (BCTC): Bản in mềm/XML ký điện tử gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo KQKD, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh BCTC và Bảng cân đối phát sinh tài khoản.
- Tờ khai Quyết toán Thuế TNDN (Mẫu 03/TNDN): Kèm đầy đủ Phụ lục KQKD (03-1A), Phụ lục chuyển lỗ (03-2), Phụ lục ưu đãi thuế và Phụ lục giao dịch liên kết (nếu có).
- Tờ khai Quyết toán Thuế TNCN (Mẫu 05/QTT-TNCN): Kèm Bảng kê chi tiết thu nhập chi trả cho lao động ký hợp đồng chính thức và lao động vãng lai/giao khoán.
- Tờ khai Thuế GTGT hàng tháng/quý (Mẫu 01/GTGT): Đóng theo thứ tự thời gian kèm Bảng kê mua vào, bán ra (file Excel).
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26): Tờ khai định kỳ quý/năm.
Thùng số 03: Sổ sách kế toán tổng hợp và chi tiết
- Sổ Nhật ký chung (Mẫu S03a-DN): In ra giấy, đóng quyển giáp lai.
- Sổ Cái tất cả các Tài khoản (Loại 1 đến Loại 9): Sổ cái TK 111, 112, 131, 133, 152, 154, 155, 211, 331, 333, 334, 511, 632, 642, 911.
- Bảng Cân đối Số phát sinh tài khoản (Mẫu S06-DN): Kiểm tra tính cân đối Nợ - Có tuyệt đối.
- Sổ chi tiết Công nợ Phải thu / Phải trả (TK 131, TK 331): Chi tiết từng đối tượng Khách hàng và Lò gia công Dệt/Nhuộm.
- Bảng Tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn kho (TK 152, TK 155): Khớp nối chính xác với sổ cái hàng tồn kho.
Thùng số 04: Hóa đơn đầu vào, đầu ra và hồ sơ xuất nhập khẩu
- Hóa đơn GTGT Bán ra (Bản gốc/HĐĐT in ra): Đóng tập theo tờ khai, dán kèm biên bản hủy/điều chỉnh hóa đơn sai sót.
- Hóa đơn GTGT Mua vào (Bản gốc/HĐĐT in ra): Đục lỗ đóng tập kẹp theo tờ khai thuế GTGT hàng kỳ.
- Tờ khai Hải quan & Hồ sơ XNK (nếu có): Tờ khai thông quan, Hợp đồng ngoại thương (Contract), Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, Giấy nộp tiền thuế XNK.
Thùng số 05: Sổ phụ ngân hàng & chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
- Sổ phụ / Sao kê Ngân hàng gốc: Đủ 12 tháng của tất cả các tài khoản ngân hàng (có xác nhận/dấu ngân hàng hoặc bản PDF Internet Banking).
- Ủy nhiệm chi (UNC) & Giấy báo Nợ, Có: Phô tô UNC kẹp trực tiếp ngay sau các Hóa đơn mua vào từ 20 triệu đồng trở lên.
- Hồ sơ Vay vốn & Chi phí Lãi vay: Hợp đồng vay ngân hàng/cá nhân, khế ước nhận nợ, chứng từ trả gốc/lãi vay.
Thùng số 06: Hồ sơ lao động, tiền lương và bảo hiểm xã hội
- Hợp đồng Lao động (HĐLĐ): Kèm hồ sơ cá nhân (CCCD phô tô) của toàn bộ công nhân viên.
- Hợp đồng giao khoán & Biên bản nghiệm thu: Hợp đồng giao khoán dệt/nhuộm/may gia công (Mẫu 08-LĐTL), Biên bản nghiệm thu thanh lý (Mẫu 09-LĐTL).
- Bảng chấm công & Bảng thanh toán lương: Đầy đủ chữ ký trực tiếp của người lao động (hoặc chứng từ chuyển khoản lương ngân hàng).
- Hồ sơ Thuế TNCN: Bản cam kết 02/CK-TNCN (hoặc 08/CK-TNCN) của lao động thời vụ, chứng từ khấu trừ thuế TNCN, hồ sơ đăng ký người phụ thuộc.
- Hồ sơ BHXH & Kinh phí Công đoàn: Báo cáo đóng BHXH (Mẫu C12-TS), chứng từ nộp tiền BHXH và Kinh phí Công đoàn 2%.
Thùng số 07: Hàng tồn kho, thẻ tính giá thành & tài sản cố định
- Phiếu Nhập kho (01-VT) & Phiếu Xuất kho (02-VT): Đóng tập kẹp theo phiếu chi/hóa đơn.
- Biên bản kiểm kê Kho cuối năm (05-VT): Đầy đủ chữ ký của Thủ kho, Kế toán, Giám đốc và Biên bản xử lý chênh lệch thừa/thiếu kho.
- Thẻ tính Giá thành Sản phẩm (Mẫu S18-DNN / S37-DN): Bảng tập hợp chi phí TK 154 (Sợi K01, Gia công dệt/nhuộm, Cước xe tải) và Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung.
- Hồ sơ Tài sản cố định & CCDC: Thẻ TSCĐ (S23-DN), Biên bản giao nhận (01-TSCĐ), Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ / CCDC (TK 242).
Thùng số 08: Hợp đồng kinh tế & biên bản đối chiếu công nợ
- Hợp đồng Mua - Bán hàng hóa: Hợp đồng nguyên tắc mua Sợi, Hợp đồng bán Vải thành phẩm kèm các Phụ lục điều chỉnh đơn giá.
- Hợp đồng Gia công Dệt / Nhuộm: Hợp đồng ký với các lò dệt, lò nhuộm gia công.
- Biên bản Đối chiếu Công nợ cuối năm: Biên bản xác nhận số dư TK 131 và TK 331 tại ngày 31/12 của tất cả các năm thanh tra (có ký tên, đóng dấu 2 bên).
3 Kinh nghiệm vàng khi đón đoàn thanh tra thuế
- Dán nhãn Danh mục bên ngoài thùng: Mỗi thùng carton đóng lại phải dán 01 Tờ danh mục chi tiết bên ngoài mặt thùng để dễ truy xuất.
- Chuẩn bị File mềm đính kèm: Chuẩn bị 01 USB lưu trữ toàn bộ dữ liệu Excel sổ sách, BCTC và bảng kê mua vào/bán ra để gửi cho Cán bộ thanh tra khi có yêu cầu.
- Chỉ cung cấp đúng chứng từ được yêu cầu: Kế toán trưởng/Người đại diện giải trình chỉ cung cấp đúng tài liệu nằm trong phạm vi quyết định thanh tra, tránh đưa thừa hồ sơ chưa rà soát.
