Nhiều doanh nghiệp nhỏ lầm tưởng: "Công ty tôi quá ít người, không thành lập Công đoàn cơ sở thì không phải đóng phí công đoàn". Đây là quan điểm sai lầm dẫn đến rủi ro bị truy thu rất lớn.
Cảnh báo rủi ro: Doanh nghiệp có sử dụng lao động thuộc diện đóng BHXH bắt buộc thì bắt buộc phải đóng 2% kinh phí công đoàn, bất kể công ty có thành lập công đoàn cơ sở hay không.
1. Phân biệt Kinh phí công đoàn và Đoàn phí công đoàn
Căn cứ theo Luật Công đoàn và Nghị định 105/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 16/05/2026), doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai loại phí này như sau:
| Tiêu chí | Kinh phí công đoàn | Đoàn phí công đoàn |
|---|---|---|
| Đối tượng chịu | Doanh nghiệp (chịu trách nhiệm trích nộp) | Người lao động (đoàn viên công đoàn) |
| Điều kiện áp dụng | Bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp có sử dụng lao động thuộc diện đóng BHXH bắt buộc (không phân biệt có công đoàn cơ sở hay không). | Chỉ áp dụng nếu người lao động tự nguyện tham gia tổ chức công đoàn. |
| Mức đóng | 2% dựa trên tổng quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc. | 0,5% tiền lương đóng BHXH (được doanh nghiệp thu hộ qua bảng lương hàng tháng). |
| Xử lý chi phí | Được tính thẳng vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp khi tính thuế TNDN. | Khấu trừ trực tiếp vào lương của người lao động. |
2. Áp dụng thực tế cho công ty quy mô 2 nhân sự (Chưa có công đoàn cơ sở)
Do công ty bạn chưa thành lập công đoàn cơ sở, dòng tiền và đối tượng tính 2% kinh phí công đoàn được bóc tách chuyên sâu như sau:
- Đối với người Giám đốc:
- Nếu Giám đốc đồng thời là chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên và không hưởng lương (chỉ nhận lợi nhuận kinh doanh) → Không thuộc diện đóng BHXH bắt buộc → Không phải tính đóng 2% kinh phí công đoàn.
- Nếu Giám đốc là người đại diện pháp luật hưởng lương theo hợp đồng lao động → Thuộc diện đóng BHXH bắt buộc → Phải tính đóng 2% kinh phí công đoàn.
- Đối với nhân viên kho: Chắc chắn thuộc diện ký HĐLĐ và đóng BHXH bắt buộc → Doanh nghiệp phải trích đóng 2% dựa trên mức lương đóng BHXH của nhân sự này.
- Nơi nhận tiền: Do chưa có công đoàn cơ sở, công ty phải nộp toàn bộ số tiền kinh phí công đoàn 2% này về cho Công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý (thường là Liên đoàn Lao động Quận/Huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở).
3. Hậu quả của việc chậm đóng kinh phí công đoàn
Nếu doanh nghiệp có hành vi chậm nộp hoặc trốn đóng kinh phí công đoàn, cơ quan chức năng sẽ áp dụng các chế tài xử phạt nghiêm ngặt theo quy định mới nhất.
Cảnh báo quan trọng: Theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/09/2026), doanh nghiệp chậm đóng kinh phí công đoàn sẽ bị phạt tiền từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản. Đồng thời, doanh nghiệp bắt buộc phải nộp đủ tiền gốc và tiền lãi tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của ngân hàng thương mại nhà nước trong vòng 30 ngày.
