Những sai lầm phổ biến khi thuê dịch vụ kế toán ngoài: Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý

Thuê dịch vụ kế toán ngoài là giải pháp phổ biến đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa. Thay vì duy trì một bộ phận kế toán đầy đủ, doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn lực bên ngoài để thực hiện công việc ghi nhận sổ sách, kê khai thuế, lập báo cáo tài chính và tư vấn các vấn đề liên quan.

Tuy nhiên, thuê ngoài không có nghĩa là doanh nghiệp có thể hoàn toàn “phó mặc” cho đơn vị dịch vụ. Một sai sót trong hồ sơ kế toán, kê khai thuế hoặc quản lý chứng từ có thể kéo theo nhiều hệ quả: phải giải trình, điều chỉnh hồ sơ, phát sinh tiền chậm nộp, xử phạt vi phạm hành chính hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi thuế của doanh nghiệp.

Vì vậy, điều quan trọng không chỉ là chọn một đơn vị kế toán có giá tốt, mà phải xây dựng được cơ chế phối hợp và kiểm soát phù hợp.

1. Không cung cấp đầy đủ chứng từ và thông tin cho kế toán

Đây là một trong những sai lầm phổ biến nhất. Nhiều doanh nghiệp thuê kế toán ngoài nhưng lại cung cấp chứng từ không đầy đủ, chẳng hạn:

Thiếu hóa đơn đầu vào;
Thiếu hợp đồng mua bán;
Thiếu phiếu nhập, phiếu xuất;
Thiếu chứng từ thanh toán;
Thiếu biên bản giao nhận;
Không cập nhật kịp thời các giao dịch ngân hàng;
Không thông báo các khoản thu, chi thực tế;
Không đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp.

Khi thông tin đầu vào không đầy đủ, kế toán rất khó phản ánh chính xác tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

Một giao dịch không chỉ có một hóa đơn

Ví dụ doanh nghiệp mua nguyên liệu phục vụ sản xuất. Để kiểm soát đầy đủ, có thể cần đối chiếu:

Hợp đồng → Đơn hàng → Hóa đơn → Phiếu nhập kho → Chứng từ thanh toán → Công nợ → Hạch toán → Kê khai thuế.

Nếu chỉ đưa cho kế toán một hóa đơn và yêu cầu “hạch toán giúp”, doanh nghiệp đang bỏ qua rất nhiều mắt xích kiểm soát.

Nguyên tắc cần nhớ

Kế toán có thể xử lý số liệu, nhưng không thể tự tạo ra sự thật của giao dịch. Doanh nghiệp phải cung cấp thông tin và chứng từ đầy đủ, trung thực, kịp thời.

2. Ký hợp đồng dịch vụ kế toán quá sơ sài

Một hợp đồng chỉ ghi: “Bên B thực hiện dịch vụ kế toán, kê khai thuế và lập báo cáo tài chính cho bên A.” là chưa đủ rõ ràng.

Khi phát sinh vấn đề, hai bên rất dễ tranh luận:

Việc này có nằm trong phạm vi dịch vụ không?
Ai chịu trách nhiệm kiểm tra hóa đơn?
Ai theo dõi công nợ?
Ai chịu trách nhiệm khi kê khai chậm?
Ai làm quyết toán thuế?
Ai làm việc với cơ quan thuế?
Ai lưu trữ chứng từ?
Khi chấm dứt hợp đồng thì dữ liệu được bàn giao như thế nào?

Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên xác định rõ phạm vi công việc và trách nhiệm của từng bên.

Một hợp đồng dịch vụ kế toán nên làm rõ

Nội dung	Cần quy định
Ghi sổ kế toán	Có/không
Kê khai VAT	Có/không
Kê khai TNCN	Có/không
Báo cáo tài chính	Có/không
Quyết toán thuế	Có/không
Tư vấn thuế	Phạm vi cụ thể
Kiểm tra chứng từ	Mức độ thực hiện
Đối chiếu ngân hàng	Định kỳ
Đối chiếu công nợ	Định kỳ
Kiểm kê kho	Có/không
Làm việc với cơ quan thuế	Phạm vi
Thời hạn hoàn thành	Cụ thể
Bàn giao dữ liệu	Quy trình
Bảo mật thông tin	Trách nhiệm
Xử lý sai sót	Cơ chế
Chấm dứt hợp đồng	Quy trình

Càng rõ từ đầu, càng ít tranh chấp về sau.

3. Không phân biệt dịch vụ kế toán và dịch vụ thuế

Đây là điểm doanh nghiệp đặc biệt cần lưu ý. “Người làm kế toán” và “đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán” không phải lúc nào cũng là một khái niệm. Tương tự, dịch vụ kế toán và dịch vụ làm thủ tục về thuế cũng có những quy định và phạm vi khác nhau.

Doanh nghiệp trước khi ký hợp đồng nên hỏi rõ đơn vị này đang cung cấp dịch vụ kế toán, dịch vụ thuế hay cả hai. Nếu có thực hiện các công việc liên quan đến đại lý thuế, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra tư cách và điều kiện tương ứng của đơn vị cung cấp dịch vụ.

Không nên chỉ hỏi: “Anh/chị có chứng chỉ kế toán không?” mà nên hỏi: “Đơn vị cung cấp dịch vụ là ai, có tư cách pháp lý gì và được phép cung cấp những dịch vụ nào?” Đây là cách tiếp cận an toàn hơn khi lựa chọn nhà cung cấp.

4. Chọn người làm kế toán chỉ vì giá rẻ

Một trong những lý do khiến doanh nghiệp tìm đến kế toán ngoài là tiết kiệm chi phí. Điều này hoàn toàn hợp lý. Nhưng giá rẻ không nên là tiêu chí duy nhất.

Một đơn vị có thể báo giá thấp nhưng:

Không có quy trình kiểm soát;
Phản hồi chậm;
Không hiểu ngành nghề của doanh nghiệp;
Không theo dõi công nợ;
Không kiểm soát tồn kho;
Không tư vấn khi phát sinh giao dịch bất thường;
Chỉ nhận chứng từ rồi nhập liệu;
Cuối năm mới tổng hợp số liệu.

Trong khi đó, một đơn vị có chi phí cao hơn nhưng có quy trình tốt, chủ động cảnh báo rủi ro và thường xuyên đối chiếu số liệu có thể giúp doanh nghiệp giảm được nhiều rủi ro về sau.

Doanh nghiệp nên đánh giá theo tổng giá trị

Không nên chỉ hỏi: “Một tháng bao nhiêu tiền?” Mà nên hỏi: “Với mức phí đó, tôi nhận được những công việc và cơ chế kiểm soát nào?”

5. Không có đầu mối phối hợp nội bộ

Thuê kế toán ngoài không có nghĩa là doanh nghiệp không cần người phụ trách nội bộ. Ngược lại, doanh nghiệp càng thuê ngoài thì càng cần một đầu mối phối hợp rõ ràng.

Bởi kế toán ngoài không thể tự biết:

Hôm nay doanh nghiệp mua gì;
Hàng đã về kho chưa;
Hàng nào đang đi đường;
Hàng nào đang gửi gia công;
Khách hàng nào đã thanh toán;
Khách hàng nào còn nợ;
Nhà cung cấp nào đã trả tiền;
Có khoản chi nào phát sinh nhưng chưa có chứng từ;
Có giao dịch nào cần xuất hóa đơn.

Đây là những thông tin xuất phát từ hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

Mô hình phối hợp nên là

Doanh nghiệp
  ├─ Mua hàng
  ├─ Bán hàng
  ├─ Kho
  ├─ Ngân hàng
  ├─ Công nợ
  └─ Chứng từ
       │
       ▼
Kế toán nội bộ
       │
       ▼
Kế toán dịch vụ
       │
       ▼
Kê khai thuế – Báo cáo – Đối chiếu – Cảnh báo

Như vậy, trách nhiệm được phân chia rõ ràng thay vì mọi thứ dồn vào một người.

6. Giao toàn bộ quyền kiểm soát cho kế toán ngoài

Đây là một rủi ro mà nhiều doanh nghiệp nhỏ dễ mắc phải. Vì không có nhân sự kế toán nội bộ, doanh nghiệp có thể giao cho kế toán ngoài:

Tài khoản ngân hàng;
Chữ ký số;
Tài khoản thuế điện tử;
Email doanh nghiệp;
Hồ sơ pháp lý;
File kế toán;
Hóa đơn điện tử;
Toàn bộ dữ liệu khách hàng và nhà cung cấp.

Cách làm này tạo ra rủi ro kiểm soát rất lớn. Doanh nghiệp nên phân quyền theo nguyên tắc:

Kế toán được quyền thực hiện công việc cần thiết, nhưng doanh nghiệp vẫn phải giữ quyền kiểm soát cuối cùng.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần biết:

Hồ sơ đang ở đâu;
Ai đang có quyền truy cập;
Những tờ khai nào đã nộp;
Báo cáo nào đã lập;
Thuế phải nộp bao nhiêu;
Hạn nộp tiếp theo là ngày nào.

7. Không đối chiếu số liệu giữa kế toán và thực tế

Một hệ thống kế toán tốt không chỉ là “sổ sách có số”. Số liệu kế toán cần được đối chiếu với thực tế.

Đối tượng	Đối chiếu giữa
Ngân hàng	Số dư thực tế ↔ Sổ kế toán
Kho	Tồn kho thực tế ↔ Sổ kho ↔ Sổ kế toán
Khách hàng	Công nợ theo sổ ↔ Xác nhận với khách hàng
Nhà cung cấp	Công nợ theo sổ ↔ Đối chiếu nhà cung cấp
Doanh thu	Đơn hàng ↔ Giao hàng ↔ Hóa đơn ↔ Thu tiền

Nếu không đối chiếu, sai sót có thể tồn tại trong nhiều tháng mà doanh nghiệp không biết.

8. Phó mặc hoàn toàn cho kế toán ngoài

Đây có lẽ là sai lầm nguy hiểm nhất. Một số chủ doanh nghiệp có tâm lý: “Đã thuê kế toán rồi thì kế toán tự làm.” Cách suy nghĩ này dễ dẫn đến tình trạng doanh nghiệp giao chứng từ, kế toán xử lý, cuối năm nhận báo cáo.

Trong suốt quá trình đó, chủ doanh nghiệp gần như không biết thuế phải nộp bao nhiêu, công nợ bao nhiêu, tồn kho bao nhiêu, có chứng từ nào thiếu, có khoản chi nào bất thường, có khoản thu nào chưa ghi nhận, báo cáo đang có vấn đề gì.

Thuê ngoài không đồng nghĩa với buông kiểm soát. Doanh nghiệp vẫn cần một cơ chế giám sát đơn giản.

9. Nên có “bộ báo cáo đóng sổ” hàng tháng

Doanh nghiệp nhỏ không nhất thiết phải yêu cầu kế toán gửi hàng chục báo cáo. Chỉ cần một Accounting Closing Pack – Bộ báo cáo đóng sổ tháng ngắn gọn. Có thể gồm 6 nhóm:

Nhóm báo cáo	Nội dung chi tiết
1. Thuế	Thuế phải nộp; Thuế được khấu trừ; Hồ sơ đã nộp; Hồ sơ sắp đến hạn.
2. Công nợ phải thu	Tổng phải thu; Khoản quá hạn; Khách hàng cần thu tiền.
3. Công nợ phải trả	Tổng phải trả; Khoản đến hạn; Khoản quá hạn.
4. Tiền	Tiền mặt; Ngân hàng; Các khoản chi lớn; Các khoản cần thanh toán.
5. Kho	Tồn kho; Chênh lệch; Hàng đang đi đường; Hàng gửi gia công nếu có.
6. Cảnh báo	Có thể dùng ba trạng thái: Đã hoàn thành / Cần bổ sung / Có rủi ro - cần xử lý.

Chỉ với một báo cáo như vậy, chủ doanh nghiệp đã có thể nắm được phần lớn tình hình kế toán – tài chính trong tháng.

10. Không có quy trình bàn giao khi thay kế toán

Đây là vấn đề thường chỉ được nhận ra khi doanh nghiệp muốn đổi đơn vị kế toán. Nếu kế toán cũ nghỉ hoặc hợp đồng chấm dứt, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng mất mát dữ liệu hoặc không nắm được hồ sơ. Để tránh tình trạng này, ngay từ khi ký hợp đồng phải quy định khi chấm dứt dịch vụ phải bàn giao:

STT	Tên hồ sơ/dữ liệu bàn giao	Check
1	Dữ liệu kế toán	☐
2	Sổ sách	☐
3	Báo cáo	☐
4	Tờ khai thuế	☐
5	Hồ sơ quyết toán	☐
6	Danh sách công nợ	☐
7	Danh sách tài sản	☐
8	Dữ liệu hóa đơn	☐
9	Chứng từ	☐
10	Các tài khoản/quyền truy cập thuộc doanh nghiệp	☐
11	Các vấn đề đang tồn đọng	☐

Doanh nghiệp phải có khả năng tiếp quản hệ thống bất cứ lúc nào.

Trách nhiệm pháp lý thuộc về ai khi kế toán ngoài làm sai?

Đây là câu hỏi rất nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm. Cần hiểu theo hướng: Doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm pháp lý của người nộp thuế đối với hồ sơ thuế của mình.

Nhưng điều đó không có nghĩa đơn vị dịch vụ được miễn trách nhiệm đối với phần công việc mà họ đã nhận thực hiện. Pháp luật về kế toán cũng đặt ra trách nhiệm của tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ kế toán đối với dịch vụ đã cung cấp.

Cách đúng là: Doanh nghiệp chịu trách nhiệm quản lý và kiểm soát hoạt động của mình; đơn vị dịch vụ chịu trách nhiệm đối với phần công việc chuyên môn mà mình nhận thực hiện theo hợp đồng và pháp luật.

Mô hình thuê kế toán ngoài an toàn hơn

                    CHỦ DOANH NGHIỆP
                           │
                    QUYẾT ĐỊNH / PHÊ DUYỆT
                           │
                           ▼
                 KẾ TOÁN NỘI BỘ DOANH NGHIỆP
                           │
             ┌─────────────┼─────────────┐
             ▼             ▼             ▼
           MUA           BÁN           KHO
             │             │             │
             └─────────────┼─────────────┘
                           ▼
                    CHỨNG TỪ + DỮ LIỆU
                           │
                           ▼
                  KẾ TOÁN DỊCH VỤ NGOÀI
                           │
             ┌─────────────┼─────────────┐
             ▼             ▼             ▼
          HẠCH TOÁN      THUẾ          BCTC
                           │
                           ▼
                     ĐỐI CHIẾU / CẢNH BÁO
                           │
                           ▼
                    CHỦ DOANH NGHIỆP

Đây là mô hình: Thuê năng lực chuyên môn bên ngoài nhưng không thuê ngoài quyền kiểm soát.

Checklist 10 câu hỏi trước khi thuê dịch vụ kế toán

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên hỏi ít nhất 10 câu hỏi sau:

Đơn vị cung cấp dịch vụ là ai?
Đơn vị có đủ điều kiện cung cấp loại dịch vụ mà doanh nghiệp cần không?
Phạm vi công việc cụ thể gồm những gì?
Những công việc nào không nằm trong phí dịch vụ?
Ai chịu trách nhiệm kiểm tra chứng từ?
Deadline từng loại hồ sơ là ngày nào?
Khi phát hiện sai sót thì quy trình xử lý ra sao?
Doanh nghiệp có được giữ toàn bộ dữ liệu và chứng từ không?
Khi chấm dứt hợp đồng, dữ liệu được bàn giao như thế nào?
Doanh nghiệp sẽ nhận báo cáo quản trị và cảnh báo rủi ro định kỳ nào?

Nếu nhà cung cấp không trả lời rõ được những câu hỏi này, doanh nghiệp nên thận trọng trước khi ký hợp đồng.

Đặc biệt với doanh nghiệp sản xuất

Đối với doanh nghiệp thương mại, kế toán đã có nhiều vấn đề cần kiểm soát. Nhưng với doanh nghiệp sản xuất, mức độ phức tạp còn cao hơn. Ngoài doanh thu, chi phí và thuế, doanh nghiệp còn phải quan tâm đến các yếu tố đặc thù được phân loại như sau:

Nhóm nghiệp vụ	Nội dung cần kiểm soát
Hàng tồn kho	Nguyên vật liệu Bán thành phẩm Thành phẩm Tồn kho Hàng đang đi đường Hàng gửi gia công
Chi phí & Giá thành	Chi phí sản xuất Chi phí gia công Hao hụt Giá thành
Công nợ	Công nợ nhà cung cấp Công nợ khách hàng
Kiểm soát & Đối chiếu	Đối chiếu sản lượng Chênh lệch giữa thực tế và sổ sách

Một kế toán giỏi về kê khai thuế chưa chắc đã phù hợp với doanh nghiệp sản xuất. Khi lựa chọn dịch vụ, doanh nghiệp nên đánh giá thêm kinh nghiệm thực tế trong ngành nghề của mình.

Kết luận: Thuê kế toán ngoài, nhưng đừng “thuê luôn quyền kiểm soát”

Thuê dịch vụ kế toán ngoài có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, có chuyên môn kế toán – thuế, giảm nhu cầu tuyển dụng nhân sự, có thêm nguồn lực tư vấn và chuẩn hóa công tác kế toán. Nhưng hiệu quả của mô hình này phụ thuộc rất lớn vào cách doanh nghiệp tổ chức quản lý.

5 nguyên tắc quan trọng nhất có thể tóm tắt:

Chứng từ phải đầy đủ, trung thực và kịp thời.
Hợp đồng phải quy định rõ phạm vi và trách nhiệm.
Kiểm tra tư cách và năng lực của đơn vị cung cấp dịch vụ.
Doanh nghiệp phải giữ quyền kiểm soát dữ liệu, tài khoản và quyết định.
Phải có cơ chế đối chiếu và giám sát định kỳ.

Một doanh nghiệp tốt không phải là doanh nghiệp không bao giờ có sai sót. Mà là doanh nghiệp có một hệ thống đủ tốt để phát hiện sai sót sớm, xác định trách nhiệm, xử lý kịp thời, lưu lại dấu vết và không lặp lại sai sót.

Không phải giao toàn bộ kế toán cho một người bên ngoài, mà là sử dụng chuyên môn bên ngoài trong khi doanh nghiệp vẫn giữ được quyền kiểm soát tài chính, dữ liệu và hoạt động của chính mình.

Những sai lầm phổ biến khi thuê dịch vụ kế toán ngoài